11 個可能令你一生受用的 MS Excel 祕技!

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MS Office 的 Excel 軟件是不少公司必用的軟件,不論是正版、盜版或透過 Office 365 訂閱,辦公室每一部電腦都會安裝一套,員工們就此輕鬆工作,利用 MS Excel 進行運算等工作,而 Excel 有不少有用的快捷鍵和公式,如果學懂使用的話,將會一生受用,小編將其總結成 11 個 MS Excel 的祕技。

1. 切換試算表/工作表

不少員工利用 Excel 檔工作,一個 Excel 檔有多於一個工作表,如果需要切換其他工作表,請 Windows 版請按 Ctrl+PgDn 或 Ctrl+PgUp,Mac 版就請按 Option+左鍵/右鍵。

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2. 立即移動到目前資料區域邊緣

就算在一個工作表內也含有不少資料區域,要快速在不同資料區域邊緣移動,Windows 版請按 Ctrl+方向鍵,Mac 版就按 Command+方向鍵。

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3. 在移動到目前資料區域邊緣之中選擇多個表格

與上面第 2 點同樣道理,但效果卻變成快速選擇指定資料範圍內的儲存格,Windows 版本請按 Shift+Ctrl+方向鍵,Mac 版就按 Shift+Command+方向鍵。

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4. 在資料區域內快速複製公式

要快速在不同資料區域快速複製公式到下方數值範圍邊緣位置,只需在方程式所在的方格右下角按兩下就可以了,Win/Mac 通用。

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5. 轉換不同數值格式

一個表格內的數字,可以轉換不同的格式,如果節約到小數點後兩個位,或節約至整數,按 Ctrl+Shift+1;轉換到有兩位小數的貨幣單位,按 Ctrl+Shift+4;轉換到沒有小數位數的百分比格式就按 Ctrl+Shift+5,Win/Mac 通用。

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6. 鎖定儲存格公式避免剪貼時內容遭位移

如果希望輸入算式時鎖住某個儲存格,令算式或被運算的儲存格被剪貼時時不會影響相對運算的表格的話。在輸入有關儲存格時按 F4 (Win) 或 Fn+F4 (Mac),Excel 會從 不鎖定、鎖定行列、鎖定列、鎖定行之間進行轉換。

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7. 利用「COUNTIF」、「SUMIF」進行運算

使用 Excel 的時候,你可能透過過濾某些條件下,統計某儲存格出現次數甚至利用他們進行加乘,這方法 Win/Mac 適用。其中一個叫做 COUNTIF 函數,可以計算在指定範圍內的出現的關鍵字出現次數,關鍵字可以是文字、儲存格內容、數字或指定條件,要輸入 COUNTIF 公式,格式是 =COUNTIF(選定範圍,關鍵字)

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至於,SUMIF 是 COUNTIF 的進階版,你可以設定條件過濾在指定關鍵字範圍然後計算過濾條件內的數字總和,關鍵字可以是文字、儲存格內容、數字或指定條件,而 SUMIF 輸入格式是 =SUMIF(選定關鍵字範圍,關鍵字,需要加總的範圍)

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8. 利用 VLOOKUP 查詢

要在一個排行榜列表查詢某個排名的項目,例如學校學費排名、某外派員工可申報公款數字,你可以使用 VLOOKUP 公式尋找,先在有關資料區域一旁進行定義,然後在輸入格輸入公式 =VLOOKUP(查閱的值,定義用儲存格範圍,行數或列數,True 或 False)

四個值必需輸入頭兩個,以便 Excel 從定義的儲存格尋找準確值,傳回輸入的儲存格,後面的值可選填,不填的話,Excel 會預設從指定範圍左邊欄開始數起尋找準確值。

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9. 一條公式合併姓和名

不少網上表格為了清晰,將姓和名分開填,以 csv 格式導入 Excel 的時候,如果要將姓和名結合在一個儲存格的時候,只需輸入 =[儲存格坐標]&” “&[旁邊儲存格坐標],就可將姓與名合併成全名了。

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10. 輕鬆輸入簡稱

一張 Excel 試算表,僅次於 Powerpoint 往往為匯報客人的重要工具,因此儲存格列表不能過長,如果有那長長的名字,就要被迫輸入簡稱了。先在其他儲存格定義名字,名字前方加入簡稱,然後在需要輸入簡稱的儲存格輸入 =LEFT(儲存格坐標,文字數量),就可以輕鬆輸入簡稱了。

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11. 輸入隨機數字

輸入 RAND()就可以從 0 至 1 隨機產一個數字,你可以按 F9 (Win) 或 Fn+F9(Mac)重新生成數字,但要留意重新生成的數字會對所有以此計算的函數有影響。

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