Linkedin CEO 的 6 招提升開會效率大法!

LinkedIn 目的是讓註冊用戶維護他們在商業交往中認識並信任的聯繫人,這些人被稱為「人脈」(Connections)。用戶可以邀請他認識的人成為人脈。當中的 CEO Jeff Weiner 就曾說過一些方法去令一場會議可能更有效率!

Jeff 說:「如果你去問一下自己的工作團隊哪一個事情是最大的生產力『殺手』」,那麼頭兩位一定會是管理電郵及處理行事曆排程!」釘對行事曆排程這一項難關 Jeff 與他的團隊就有數個妙計!



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在 LinkedIn 的內部運作中,基本上已經不再在會議中出現演講(presentation)這一個行動。換來的是將會議內容於二十四小時之前分發給所有有關人士,讓他們可能自行找出空閒時間去閱讀有關文件,令會議可能更得心應手,而不是當場才第一次「接收」內容。

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jeff 也提出了一個重點:「派了出去的材料不一定等於它們會被閱讀過。」(Just because the material has been sent doesn’t mean it will be read.)所以在 LinkedIn 的會議之上會有大概五至十分類的時間讓參與者可能再次熟讀材料,或者是在最後數分鐘內將未完成的部分一併看完!

在一個會議廳中有沉寂的時候可不是討論的好開始,可能你也會覺得在場上的十分鐘寧靜會比較奇怪,好比一所圖書館或者是自修室。可是這一個方式卻可能令整個會議的時間整體上縮短不少,甚至可能由一個小時的會議可能降至半個小時!這已經是一個最大的誘因去令你使用這一個新的會議方式了!

這一個方法一來可以減少參與者重覆聆聽一些他們一早熟讀的內容,又可以讓會議加速進入有意義的討論環節!

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除此之外,還有數個重要的要點。

一,定立會議的目標

在會議開始的時候要清楚地問自己這一次的會議目的是什麼,確保每一個參與者都可以有著同樣的目標。將會議的重點保持在主題之上,避免會議進入無盡的迷失之中。甚至有些公司會將會議目標直接列在材料的封面之上。

 

二,辨別出誰在領航

每一個會議之中都需有一個人扮演一個領導者的地位以帶領整個會議廳內的人一同前進,避免有人脫軌,落後,甚至是停滯不前的問題!確保會議不會離題,同時將無關的分題暫停「離線」(offline)。

 

三,花上些微時間來對語意進行定義

每一個短語,字句,對不同的人都可能有不同的理解,所以在會議的初期,要提早花上一點的時間去確保每一個都對會議上某些用字有同樣的理解!避免產生誤會。

 

四,分配某人去寫下筆記

這裡說的不是一個需要極速寫字的專業抄寫員,不需要將每一字每一詞都完整的抄下來!而是一個對會議內容有充分了解,而且可能將重點的詞語及要點抄下來的人。這樣的筆記可對於沒有出席的有關人士來說,是一份寶物!

 

五,重結主要的行動,任務及責任

每一次凡會議完結之前也需要有一個總結,但這卻是經常性地被遺忘的。有時間會議時間長了,當中部分人亦可能希望可能及早開始下一個行程,一個總結正好可以將他們從「分心」中拉回來!

 

六,問自己還有什麼可以做得更好

在一個會議結束之後, Jeff 也表示自己會習慣直接詢問參與者是否覺得這一次的會議有意義及價值。甚至是收集對自己的意見。為下一次的會議作出準備!如果沒有意義的話,同類的會議不如直接取消罷了!

資料來源

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